Det här med schemaläggning är knixigt och inte alltid helt enkelt att resonera kring. I samband med att heltid ska bli norm uppstår en massa rabalder och en av knäckfrågorna handlar om helgarbete. Jag ska försöka förklara vad en del av motståndet handlar om – häng med:

I schemalagd skiftverksamhet som bedrivs veckans alla dagar avgör antalet helger på medarbetarnas scheman storleken på arbetslaget. ”Öh… Hur menar du?” Jo, hör här: om det måste vara 5 unika medarbetare som arbetar på helgen och schemat säger att medarbetarna ska arbeta varannan helg så kommer arbetslaget bli 10 personer stort. 5 medarbetare täcker jämna helger och 5 andra medarbetare täcker de ojämna helgerna. På helgen är alltså bara 5 inne och jobbar, men på vardagarna är alla 10 inne och konkurrerar om arbetstiderna.

Fler helglag när helgerna glesas ut

Om arbetsgivaren skulle gå med på att glesa ut helgerna, kanske till var tredje helg (som några tokfransar till kommunala arbetsgivare faktiskt gjort), så skulle ett extra helglag behövas: lag 1 jobbar helg 1, lag 2 jobbar helg 2, lag 3 jobbar helg 3. Sen börjar det om: lag 1 jobbar helg 4, lag 2 jobbar helg 5, lag 3 jobbar helg 6. Och så vidare.

Varje helglag består fortfarande av 5 unika medarbetare och därför blir arbetslaget nu 15 personer stort (5 + 5 + 5 = 15). På helgen är fortfarande bara 5 inne och arbetar men på vardagarna trängs alla 15 och slåss om arbetstiderna. Inte bra. Av den här anledningen har de flesta arbetsgivare kommit fram till att åtminstone hälften av helgerna måste man jobba, annars blir arbetslagen för stora och konkurrensen om arbetstiden för hård. Vi enas därför om att 2 helglag är max (5 + 5 = 10).

Alla schemaläggs hälften av helgerna

Föreställ dig nu att du ingår i ett sådant arbetslag där ni är totalt 10 personer. Ni planerar ett schema för fyra veckor i mars där du förväntas arbeta två av helgerna och vara ledig två av helgerna. Dina kollegor förväntas göra det samma, alla ska schemaläggas hälften av helgerna. Någon vill jobba två helger i rad och vara ledig två helger, någon annan vill jobba varannan helg och vara ledig varannan. Totalt är det samma för alla – jobb hälften, ledig hälften.

Förmodligen har ni en schemaprocess som ger alla chansen att påverka sitt schema och därför har det varit möjligt för alla att i god tid (senast i början av februari) tala om vilka helger i mars det skulle passa bäst att arbeta.

”Jag jobbar helst de två första och är ledig de två sista”, säger någon. ”Perfekt!”, svarar en annan, ”…för jag gör gärna tvärtom.”

Chefen och schemaläggaren har haft ansvar för att samla in alla önskemål och har fogat ihop dem för att täcka bemanningskravet. När alla önskat klart kan det visa sig att den tredje helgen inte är riktigt täckt, endast 4 har önskat jobba då, medan den sista helgen i mars är ruskigt attraktiv och 6 medarbetare vill jobba den.

Chefen kommer inte acceptera den fördelningen utan ber en medarbetare byta.

”Hörru du” säger en kollega och pekar på dig, ”…det är faktiskt din tur att ändra önskemål, du har inte ändrat sen i januari FÖRRA året!” Va?! Ska du jobba den tredje helgen i mars? Men då fyller ju Anna 50 år! Festen då?!"

Du gastar tillbaka vilket medför att chefen till slut tvingas fatta beslut. ”Du, det är faktiskt din tur att ställa upp för gruppen”, morrar hon. ”Du får alltid igenom alla dina önskemål, nu är det din tur att jobba.”

Äntligen ett fastställt schema där alla är schemlagda hälften av helgerna

Nu har vi alltså ett schema fastställt, där alla är schemalagda hälften av helgerna. Men i dig gnager det. Du vill verkligen inte jobba den tredje helgen, du vill gå på 50-årsfest. Men jaja, du gör väl som ni alltid gjort förr när schemat varit klart, du skickar in en semesteransökan. Chefen får beställa en vikarie. Glad i hågen mejlar du ansökan och får tillbaka ett svar direkt. Avslag. Va?!

”Jag beställer inte en vikarie för att du ska kunna gå på fest”, muttrar chefen. ”Så gott om vikarier har vi faktiskt inte.”

Snopen och förvirrad inser du att Annas 50-årsfest måste klara sig utan dig. Hur gick det här till? I ert arbetslag har ni alltid kunnat ta semester från en arbetshelg om ni behövt det, det har aldrig varit några problem. Du kan ha haft fridagar på helgerna 1 och 3 på schemat och dessutom tagit semester helg 4. Därmed har du i verkligheten bara jobbat helg nummer 2 på en fyraveckorsperiod. Plötsligt verkar det inte längre vara möjligt? Katastrof!

Den pedagogiska utmaningen i att förklara katastrofen

Det är en pedagogisk utmaning att förklara det här för samtliga inblandade: för chefen, som alltid varit frikostig med att bevilja ledigheter (oavsett hur illa det varit för kvaliteten i verksamheten), för medarbetaren, som alltid kunnat ta bort arbetshelger (även om det medfört försämrad arbetsmiljö för kollegorna som fått klara sig utan den värdefulla kompetensen), för ledningen, som tycker att det är god personalpolitik att låta medarbetarna vara lediga när de vill och behöver (om verksamheten tillåter, vilket den alltid gör).

Men om du har 5 unika medarbetare som ska arbeta den ena hälften av helgerna och 5 unika medarbetare som ska arbeta den andra hälften, och så låter du en eller ett par av dem ta bort sina arbetshelger – vem ska då jobba? ”Ta in en vikarie!”, skriker alla i kör. ”Fast det finns inga!”, skriker jag tillbaka.

”Vi befinner oss mitt i ett stort arbetskraftsunderskott och de få vikarier vi har måste vi spara tills när någon bli akut sjuk och inte för att nån ska ta bort en arbetshelg.” I vredesmod reser sig många. ”Menar du att vi aldrig kan vara lediga mer?!” Pust och suck och stön. Jo, självklart kommer du vara ledig.Hälften av alla helger är du ju helt ledig och du kan dessutom påverka vilka dessa är i stor utsträckning, kom bara överens i arbetslaget. Och på sommaren försvinner två arbetshelger, under semestern. Men under arbetsåret så behövs du hälften av helgerna.

”Vafalls! Kan jag aldrig åka till Mallis igen?!” Jo, om du talar om i god tid att du vill till Mallis vecka 37 så schemalägger inte chefen dig helgen vecka 36 och helgen vecka 37 (och vardagarna däremellan) utan ger dig istället en semestervecka. Men helgen i vecka 35 och helgen i vecka 38 får du räkna med att vara schemalagd.

Det här säger lagen

Så här säger Arbetstidslagen: under en fyraveckorsperiod (totalt 28 dagar) ska en medarbetare i schemalagd skiftverksamhet som bedrivs årets alla dagar ha 9 fridagar och 19 arbetsdagar. För enkelhetens skull tänker vi oss att medarbetaren arbetar både fredag kväll, lördag och söndag på sina två arbetshelger under perioden. Det betyder att 6 av de 19 arbetsdagarna är förlagda till helger och 13 arbetsdagar är förlagda på vardagar däremellan.

Om nu en medarbetare vill ha 3 semesterdagar helgen vecka 4, så kommer det istället se ut så här under perioden: 9 fridagar, 16 arbetsdagar och 3 semesterdagar (fortfarande 28 dagar). Medarbetaren får alltså mer återhämtning och vila under perioden (9 fri + 3 sem) men kommer ändå arbeta två av helgerna.

Av de 16 arbetsdagarna kommer nämligen fortfarande 6 vara förlagda till helg, men inte till helgen vecka 4 eftersom medarbetaren tydligt markerat att den vill vara ledig då och vill gå före alla kollegornas önskemål (semester väger tyngre än önskan om fridag). Vad innebär det här? Jo, det innebär att den extra återhämtningen och vilan för medarbetaren uppstår i form av mer ledig tid på vardagar (när vi ju har tillgång till alla tio i arbetslaget och lätt kan avvara en). Istället för 13 arbetspass på vardagar kommer medarbetaren därmed göra 10 arbetspass på vardagar, ha en frihelg, en semesterhelg och två arbetshelger under perioden. Populärt? Inte det minsta. Nödvändigt? I allra högsta grad.

Ett misstag att begränsa mängden helgarbete

De kommunala arbetsgivarna har ansträngt sig till det yttersta för att begränsa mängden helgarbete för medarbetare inom främst vård och omsorg. Det är ett av de största misstagen som begåtts och det måste rättas till. Vad konsekvensen blir när förmånen dras in?

I det korta perspektivet: en herrans massa protester, ökade korttidssjukskrivningar och därmed ökade kostnader. I det långa perspektivet: bättre kvalitet för dem vi är till för när helgerna i större utsträckning bemannas med ordinarie vana medarbetare, bättre arbetsmiljö för medarbetare som kan arbeta i lugn och ro med rutinerade kollegor som också planerats in, bättre ekonomi när kontinuiteten säkras, när kvalitetsbristerna minskar och när färre blir långtidssjuka för att arbetsbelastningen helgtid knäckt dem.

Summering

Det är avgörande för både kvalitet och arbetsmiljö (och därmed ekonomi) att vana och kompetenta medarbetare jobbar. Den principen MÅSTE gå före önskemål om att ta bort viss typ av arbetstid. Söka semester? Visst! Gör det bara i god tid. Ta bort viss typ av arbetstid genom att söka semester? Nej, självfallet inte. Bemanningskravet på helger måste täckas av dig som är van och av dina vana kollegor. Annars sparkar du och chefen undan benen både på dig själv och på alla andra.