Viljan att driva projektet håller det vid liv

Det finns en fråga som enligt min erfarenhet är helt avgörande när ett projekt planeras och drivs. Det handlar om vem som vill att projektet ska drivas och vem som inte vill det. Kanske kan denna fråga verka självklar, men min uppfattning är att den i högsta grad är värd att reflektera kring.

Varje projekt startar utifrån en önskan om förändring. Dessa önskemål kan komma från en mängd olika håll; från medarbetare, chefer, politiker, klienter, patienter, medborgare, samarbetspartners. Men vad händer med viljan under projektets gång? Hur skiftar den hos olika personer och funktioner över tid?

Det är mellanmänskliga relationer som driver arbetet i projekt som handlar om människors och samhällets förändring. Här finns inga maskiner eller robotar att ta till, utan det handlar i mångt och mycket om vår förmåga att nå fram till andra. Att väcka engagemang, ta ansvar, känna tillhörighet och meningsfullhet. Att hantera existensen av olika ideologier och kunskapsgrunder kring hur samhällsproblem och fenomen ska förstås och lösas.

Projekt löser problem

Låt oss ta ett exempel på ett fiktivt projekt som startar utifrån en politisk vilja att hitta lösningar på ett problem som man befarar ska uppkomma.

En av kommunens största arbetsgivare har gått i konkurs och man förutspår en ökad ungdomsarbetslöshet och att kostnaderna för försörjningsstöd kommer att öka. Viljan hos den politiska majoriteten i kommunen är stor vid projektets start liksom hos förvaltningen som ska utföra projektet. Den politiska minoriteten är dock tveksam till att det är rätt satsade pengar.

Vi kan direkt identifiera några risker som kan påverka viljan under projektets gång. Vad händer om det blir högkonjunktur i landet och den befarade arbetslösheten inte uppkommer? Vad händer om den politiska minoriteten, som varit kritiska till projektet, får majoritet i kommunalvalet?

Förståelsen och möjligheten håller viljan vid liv

Du som projektledare är helt beroende av de beslutande krafter som omringar projektet. Dessutom kanske du själv känner att viljan går upp och ner, att tvivlet ständigt är närvarande. Hur kan du hantera denna osäkerhet och ändå känna kraft och mod att fortsätta arbetet? Här kommer några råd:

• Försök att ha viljans komplicerade natur i åtanke i mötet med alla personer i projektet. Viljan är en känsla som självklart låter sig påverkas av fakta och kunskap, men det är också viktigt med mjukare värden som delaktighet och att bli lyssnad på. I exemplet ovan, hur är det möjligt att få den politiska minoriteten - som inte önskade projektet - att bli mer positivt inställd?

• Var beredd på att göra snabba förändringar utifrån den ursprungliga planen när du och din projektorganisation ser att målen sannolikt inte kommer att nås. Om den befarade ungdomsarbetslösheten inte uppstår, kanske kan projektet vidga sin målgrupp?

• Var kunskapssökande – hela tiden. Läs på så mycket du någonsin kan om ämnet. Ta hjälp av forskare på universitet och högskolor. Studera hur andra arbetar med liknande frågor. Se till att vara proffs på ditt ämne. Då kan du också argumentera för projektet och de eventuella förändringar som behöver göras.

• Skapa tydliga och pedagogiska sätt att förklara vad projektet vill och gör. Det skapar trygghet hos andra. Förutom projektplaner och PowerPoints, är foto och film effektiva redskap. Liksom att skriva korta nyhetsbrev.

• Håll ett vakande öga på projektets faktiska möjligheter att genomföras. Är arbetssituationen rimlig? Finns en stabil och ansvarsfull organisation? Finns rimliga ekonomiska resurser, rätt bemanning och funktionella lokaler? Om möjligheterna har förändrats under projektets gång, rapportera till de som har beställt projektet och låt dem ta ställning till hur arbetet ska bedrivas utifrån de nya förutsättningarna.

• Var beredd på att viljan kommer och går, det är en naturlig del av att arbeta på ny och osäker mark.