Att arbeta i offentlig sektor är att hantera komplexitet. Du måste både acceptera och anamma det. Och sluta leta enkla svar på komplexa frågor.

Agneta Björck har sett att både möten av komplex karaktär och krav på samarbete mellan HR och ledare har ökat. Det är därför viktigt att du, som HR eller ledare, har kunskap och verktyg om hur komplexa system fungerar och hur du hanterar dem. Tillsammans med andra.

För att hjälpa dig på traven har Agneta, tillsammans med Maja Gréen, skrivit böckerna Beredd på det oförberedda HR – Före, under och efter komplexa möten i arbetslivet och Beredd på det oförberedda LEDARE – Före, under och efter komplexa möten i arbetslivet.

Sluta leta enkla svar på komplexa frågor

När något är komplext finns det ofta stress och motstridiga krav med i bilden. Det är lätt att vilja förenkla komplexa frågor för att få enkla, snabba lösningar och svar. Men dessa utmaningar kräver kreativa dialoger, inte förenklingar.

För att du ska börja hantera komplexiteten behöver du:

• att förstå och ha kunskap om komplexitet
• att arbeta med intentionell hållning, bygga tillit och kontakt
• att vara spänningsreglerare
• att reflektera själv och tillsammans med andra

Plocka guldkornen för HR och ledare som vill navigera komplexiteten tillsammans

Vilka guldkorn kan du ta med dig redan nu ur böckerna? Först och främst är det att tillsammans, HR och ledare, reflektera och samverka. HR hjälper ledare att skapa tillit, driva grupputveckling och skapa tvärprofessionellt samarbete.

Du som individ behöver hela tiden hålla koll på och utveckla din förmåga att:

• arbeta med intentionell hållning, bygga tillit och kontakt
• vara spänningsreglerare
• göra ömsint självkritisk intervention
  

Ta vara på din självkritik

Med övningen ömsint självkritisk intervention får du hjälp att arbeta med din självkritik, något som ofta förekommer i, och efter, ett komplext möte. Det pågår nämligen mycket samtidigt under komplexa möten. Du agerar i stunden. Ibland går mötet åt rätt håll, ibland åt ett håll du inte alls förväntar dig. Analys och reflektion har du tid till först efteråt.

I självkritiken som ofta dyker upp efteråt hittar du viktiga delar du ska fånga upp. Dels för att förstå skeendet, dels för att du kan få nya kunskaper om vägar framåt. Men självkritik är sällan mysig. Därför ska du lära dig att göra en ömsint självkritisk intervention.

Självkritisk intervention är en inre efter mötet-teknik som du använder för att ömsint undersöka de perspektiv din självkritik försöker uppmärksamma. Genom att möta din självkritik ömsint kan du lättare hitta och anamma utvecklingspotentialen i den.

(ur Beredd på det oförberedda HR – Före, under och efter komplexa möten i arbetslivet)

Psykologisk trygghet & After Action Review

Psykologisk trygghet

För att parterna ska kunna nyttja sin intelligens fullt ut under det komplexa mötet behövs psykologisk trygghet. Edmondson (2019) har myntat begreppet psykologisk trygghet, och hon menar att det upplevs på gruppnivå och syns genom att man vågar kommunicera kring nya och ej prövade idéer samt att det finns plats för misslyckanden. Det innebär att vi kan bli mer öppna inför varandra. Edmondson har kommit fram till att ett klimat präglat av trygghet bidrar till att vi kan få fram och använda de bästa idéerna, vilket är av betydelse i arbetet med komplexa möten.
Edmondson lyfter fram det som är gynnsamt för att skapa psykologisk trygghet: skapa utrymme, bjud in till medverkan och reagera produktivt.

After Action Review

After Action Review (AAR) är en systematisk och dialogbaserad metod som bygger på reflektion. Det är ett verktyg för ett lärande och en utveckling av individer, grupper och verksamheter. Metoden utvecklades av den amerikanska armén. Den har framför allt använts inom räddningstjänster, bland annat i USA, Kanada, Sverige och Norge (Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, 2019).
Vi använder AAR-metoden som ett verktyg för att reflektera efter ett komplext möte. Om chef och verksamhet behöver utvärdera mötet kan du som HR initiera en sådan dialog. Oftast arbetar man med metoden efter mötet med chefen eller de chefer som har varit berörda. När ni reflekterar tillsammans är det bra att vara generös med tiden för att kunna stanna upp vid varje fråga.

(ur Beredd på det oförberedda HR – Före, under och efter komplexa möten i arbetslivet)

Reflektionsverktyg

I ledarboken är kapitel 3 Agnetas favorit. Här får du som chef och mötesledare konkreta reflektionsverktyg som hjälper dig att checka in och skapa en ram runt mötet.

I ett komplext möte är det nämligen en hjälp att kunna metareflektera, det vill säga att prata om pratet. Du som chef benämner de mönster och samband som finns och ställer frågor kring vilket tankesätt som ligger till grund för era reflektioner. Man betraktar situationen från olika avstånd och riktningar.

Du måste lita på processen under hela förloppet, före, under och efter mötet. Det gäller även mellan möten. Utmaningen kan vara att härbärgera det emergenta, det som helt plötsligt dyker upp under mötet. Det är här du behöver vara beredd på det oförberedda, att gå in i dessa lägen med nyfikenhet och närvaro. Här hjälper reflektionsverktygen i kapitel 3 dig.

(ur Beredd på det oförberedda LEDARE – Före, under och efter komplexa möten i arbetslivet)

Lär känna Agneta Björck

Jag är ofta nyfiken på hur saker och ting hänger ihop och varför det är som det är. På jobbet stöter jag på många olika komplexa situationer. Ibland känner jag mig frustrerad över det som händer och sker men jag kan också fascineras av allt det som uppstår och växer fram som jag inte alls hade väntat mig.

Tidigare jobbade jag många år som beteendevetare inom företagshälsovården. Där kom jag i kontakt med komplexa frågor både på individ-, grupp- och organisationsnivå. Frågorna var ofta sammansatta. Det var viktigt att förstå och koppla ihop sammanhang. Sedan tio år tillbaka arbetar jag som HR och är specialist inom arbetsmiljö och rehabilitering.

Att vara kreativ genom musik och konst har under större delen av mitt liv haft en stor betydelse. När jag exempelvis sjunger i kör finns det många föreningspunkter och jämförelser med när jag arbetar med komplexa möten. Det känns viktigt att kunna förmedla något, att vara närvarande i stunden eller att kunna lyssna på de andra. Både i musiken och i komplexa möten får jag använda mig av min kreativitet.