Att administrationens processbeskrivningar är en del av kvalitetsledningssystemet har vi redan konstaterat. Att kartlägga vilka processer som genomförs i en enhet är dessutom kul! Vill man ha förståelse för vad man gör och vilken nytta det gör finns inget bättre verktyg. I allt arbete med digitalisering så är processkännedom av vital betydelse. Utan processkartläggning blir det ingen processutveckling eller bra digitalisering.

Först bör man ha en introduktion av vad man menar när man säger process. Vad är en process? Förståelsen för vad man menar med verksamhetens processer är väldigt olika. Då jag frågat vilka processer olika enheter har i sin verksamhet har jag fått en mängd olika svar, dels de som behöver veta mer om vad jag menar med process, dels väldigt varierande beskrivningssätt av de som ansett sig veta vad processer är. Så börja med att tydliggöra vad en process är och på vilken nivå man önskar beskriva dessa på.

Hur gör man då en bra processkartläggning? En grund är att man utgår ifrån de som arbetar i processen, att det är de som berättar. Processen ska beskrivas utifrån verkligt nuläge. Det är många gånger man beskriver hur man borde göra enligt t.ex. nuvarande rutinbeskrivningar. Detta kan dock vara ett önsketänkande som inte alls är på det sätt man verkligen gör saker och ting. Utgår man från ett önskeläge kommer man lura sig själv i fortsatt arbete.

I min bok om kvalitetssäkring av administration så beskriver jag en metodik för processkartläggning som består av en kartläggningsfas och en beskrivningsfas. Första steget är att tillsammans med medarbetarna identifiera alla arbetsuppgifter som de gör. Detta görs lämpligen i en workshop med framförallt individuell idégenerering. Detta för att frisläppa alla enskilda individers bidrag utan att de påverkas av i gruppen starka personligheters åsikter.

När alla arbetsuppgifter och aktiviteter identifierats så startar beskrivningsfasen som innebär att man grupperar identifierade arbetsuppgifter och aktiviteter i processer, klargör vem som gör vad, upprättar rutinbeskrivningar, klargör processernas in- och utleveranser, kunder samt syfte och mål med verksamheten.

Min bok är en hyllning till Post-it-lappar. Dessa används som en viktig del i stora delar av arbetet med processkartläggningarna. Post-it-lappar hjälper till att få alla engagerade, de stimulerar rörelse både mentalt och fysiskt. Denna hyllning till post-it-lappar innebär inte att jag avstår från digitala verktyg för processbeskrivningarna. Dessa digital verktyg är en nödvändighet i dokumentationen men finner de underlägsna Post-it-lapparna i skapa alla individers engagemang. Ett engagemang som är nödvändigt för att skapa långsiktigt hållbara organisationer.