30/9
Komlitt

Kapitel 2: Så sätter du en strategi för kompetensförsörjningen

Att ta fram en strategi för kompetensförsörjning är nödvändigt om du vill kunna tillgodose verksamhetens kompetensbehov på ett effektivt sätt, både idag och imorgon. Följ våra 5 steg för att komma igång och hitta en plan som passar din verksamhet!

De fem stegen är baserade på en intervju med forskarna Andreas Wallo, Jason Martin och Mattias Elg. Samtliga är verksamma vid Linköpings universitet och har uppdrag vid forskningscentret HELIX Competence Centre.

Steg 1: Involvera rätt personer

Kompetensförsörjning är en strategisk fråga. Därför är det ganska självklart att ledning tillsammans med HR är bör vara involverade i framtagandet av en strategi. Men även första linjens chefer bör vara med i processen, enligt Andreas Wallo:

– För att strategin inte ska bli en pappersprodukt så måste man få med linjecheferna. Det är ofta de som gör rekryteringen och som sitter med budget för kompetensutveckling. Om de inte är med på tåget så blir det inte bra. På det stora hela får det varken bli top-down eller bottom-up. Det måste vara en iterativ process, det måste studsa.

Steg 2: Diskutera nuläge och sätt mål

En strategi är en karta som guidar en på vägen mot uppsatta mål. I detta fall handlar det om vilka val du och kollegorna vill göra för att stärka kompetensen i er verksamhet på längre sikt. Så börja i rätt ände och titta på era utmaningar, framtidsprognoser och verksamhetsmål. Förväntas brukarantalet växa med 50 % på 5 års sikt? Ska många i personalstyrkan gå i pension närmsta 3-5 åren? Strategin ska definiera vad ni behöver göra för säkerställa kompetensförsörjningen och nå målen framöver.

Ska personalstyrkan utökas kraftigt bör strategin kanske främst fokusera på nyrekrytering – att vara ute på rätt mässor, knyta starka band till universiteten och öka synligheten bland studenter – och att göra insatser för att behålla befintliga medarbetare?

Om ni ser stort behov av en viss typ av kompetens, som så småningom kommer behövs i hela verksamheten, ska strategin kanske snarare fokusera på bredare kompetensutveckling av personalen?

Oftast har man flera utmaningar/mål och då behövs en blandning av insatser i kompetensförsörjningsstrategin.

Tips! För att det inte ska kännas övermäktigt, börja med att diskutera vad ni gör idag som stärker kompetensen i verksamheten och vad ni skulle kunna bli bättre på.

Steg 3: Koppla ihop kompetens med handling

När det gäller kompetens är det lätt att man pratar förbi varandra och menar olika saker. Se därför till att skapa ett gemensamt “språk” och att definiera vad olika kompetenser betyder i faktiska handlingar – vad är det för beteenden ni vill se ute i verksamheten? Det kan låta trivialt, men är avgörande för en lyckad strategi och att insatserna ger önskat resultat.

Steg 4: Tänk både individ och struktur

Lärande och kompetens är något som växer fram i ett växelspel. Såväl individen som omgivningen i form av ledarskap och organisation är avgörande: man kan leda hästen till vattnet men man kan inte tvinga den att dricka, och på samma sätt kan hästen dra mot vattnet utan att nå fram om den hålls för hårt.

– Jag kan ibland tycka att man betraktar begreppet kompetens som något man ska fylla en individ med, sedan är det inte mer än så. Jag tror inte att det är så enkelt. Man måste skapa en handlingsfrihet i organisationen så att individen verkligen får utveckla sin kompetens i handling, säger Jason Martin.

Strategin behöver alltså vara inriktad på både medarbetarskap, ledarskap och organisatorisk struktur. Här är några frågor att utgå från när ni lägger er plan för kompetensförsörjningen:

Hur uppmuntrar vi medarbetare till individuellt eller kollektivt lärande av kompetens X, Y och Z?
Hur säkerställer vi att medarbetarna får omsätta nya kunskaper till handling och utveckla kompetenser?
Vilka strukturella förändringar kan underlätta lärande och kompetensutveckling?
Vilken typ av ledarskap krävs?
Hur tar vi organisatoriskt vara på kunskaper och kompetens som finns hos medarbetare?

Steg 5: Låt kompetensförsörjningsstrategin växa fram

När man sätter en strategi för kompetensförsörjningen gäller det att inte göra det onödigt svårt för sig. Tänk inte för snävt eller brett, och börja gräv där ni står. Satsa på handlingsbaserat lärande i vardagen och att minimera avståndet mellan lärande (träningskontexten) och den praktiska kontexten. Börja snickra i någon ände, utvärdera det och bygg sedan på.

Det viktiga är att ni planerar för hur ni ska mäta ert arbete. Hur vet ni att ni når era mål? Vilka nyckeltal visar er det? Kompetensförsörjning må vara svårmätt, men ta er tiden att hitta något som funkar.

– I en del svårmätta frågor som kompetensförsörjningen kan mer kvalitativt orienterade studier hjälpa till. Börja titta på vad man vill veta mer om och bygg den kvantitativa mätningen utifrån det, säger Mattias Elg.

Här är avslutningsvis några förslag på nyckeltal:

Nivån av intern rörlighet i organisationen.
Andelen medarbetare som får chefstjänster i andra verksamheter.
Antalet förbättringsförslag från medarbetare.
Andelen av chefernas medarbetare som går vidare uppåt internt.

Texten ovan är del 2 av 9 i Komlitts guide till god kompetensförsörjning i välfärden. Första kapitlet gav en introduktion till strategisk kompetensförsörjning. Nästa del går djupare in på kompetensutveckling för offentlig sektor och vikten av att såväl “anpassa” som “utveckla”.