14/4
Greta Rask

Jag undrar om den här perioden bara kommer att bli en parentes. Kommer vi att återgå till våra invanda sätt att arbeta och vara tillsammans när krisen är över? Eller kommer vi att bevara de nya samarbetsmönster som vi lär oss nu? Min intention är att göra denna period till början på ett helt nytt kapitel.
Oliver Kozac, Senior ledare för ständiga förbättringar, Europeiska kommissionen i Bryssel

Vi är nog många som pendlar mellan oro och hopp just nu. Kommer vi som individer, samhälle och värld, att lära oss något bestående av den kris vi nu erfar, eller kommer det att bli en parentes?

Från en dag till nästa tvingas många team in i virtuellt samarbete. Det finns inga genomtänkta planer, förändringsstrategier eller kompetensutvecklingsinsatser som stöd. Vi bara gör det. Vi gör misstag och vi gör om. Hur lär vi av det som nu händer av sig själv, helt organiskt, utan planer och strategier? Och hur kan vi möjliggöra för det goda i det nya att stanna kvar?

Jag hör ingenjörsteam på IKEA berätta att de får mer gjort nu och att de känner sig mindre stressade. De ser målet tydligare då det är mindre störande ”brus”. Jag hör om ledningsgrupper i sjukvården som involverar fler perspektiv i sitt beslutsfattande kring de viktiga omställningar de nu tvingas till. Och skolledare som upplever sina virtuella möten som effektivare, att de fattar beslut snabbare, till dels för att de lägger mindre kraft och energi på intern politik till förmån för uppgiften.

Förändring i Europeiska kommissionen

Jag hade nyligen ett samtal med Oliver Kozak, en god vän och Gestaltkollega. Vi pratade om de nya samarbetsmönster som uppstår nu, som en effekt av Coronakrisen. Och vad det är som behövs för att se till så att bra förändringar blir hållbara över tid, i synnerhet i traditionella, hierarkiska organisationer som inte är så förändringsorienterade. Vi bestämde oss för att träffas på Zoom för att gå djupare.

Oliver, du har lång erfarenhet av att hjälpa organisationer att införa en kultur av ständiga förbättringar. För mig är du en outtröttlig förändringsagent som får energi av riktigt rejäla utmaningar och av meningsfullhet. Du vill göra skillnad i vår värld. I våra samtal genom åren har du beskrivit din organisation som hierarkisk, med en stark kultur, motsträvig mot att implementera mer horisontella sätt att samarbeta. Känner du igen dig i den beskrivningen av dig och din kontext?

- Ja, det stämmer rätt väl. Jag vill göra skillnad, och ja, vår organisation är inte särskilt förändringsbenägen. Något jag har lärt mig under mina fem år i kommissionen är att processförbättringar har större påverkan på kulturen än mer traditionella organisationsutvecklingsinterventioner, såsom ledar- och teamutveckling. Så jag har bestämt mig för att fokusera på möjliggörande strukturer och processer först, och därigenom skapa mer subtila förändringar i människors beteenden.

Kan du beskriva lite mer i detalj, hur ser förändringsmotståndet ut?

- Trots envetet arbete så har vi inte lyckats få igång ett organiskt teamarbete, vare sig på vår avdelning eller i organisationen som helhet. Det finns några team som är på gång, men det är bara små innovationsfickor. Det är inte förvånande. Om man ser våra officiella organogram så är hierarkin extremt framträdande. Och på grund av arbetets politiska karaktär, är det sällan tryggt att öppet uttrycka sig, att jobba ”out loud”. Så att t ex verka för mer självorganisering – vilket jag tror starkt på – känns ofta som att ”pressa vatten motströms”.

Ett annat bra exempel är en förändring vi gjorde för några månader sedan. Från att ha egna kontorsrum införde vi aktivitetsbaserade kontorsytor. Det gav inte den push för samarbete som jag hoppades på. Vi lyckade på nåt magiskt sätt bevara de siloliknande kommunikationsmönstren från de individuella kontoren.

Vad träder fram just nu

Vad ser du hända i ditt team och i resten av organisation just nu, som en konsekvens av den situation världen befinner sig i?

- Under den sista månaden, sedan vi började jobba hemifrån, har vi plötsligt 15-minutersmöten varje morgon. Det fanns verkligen inte i vår kultur att mötas och dela med oss av våra utmaningar. Förra veckan tog vi det ett steg längre. Olika teammedlemmar faciliterar mötet varje morgon, vilket ger varje möte sin egen karaktär. Några få av oss går före, och de andra lär längs vägen.

Och det ger redan positiva resultat! Vi får syn på förändrings- och synkningsbehov mycket tidigare. Det blir som ett informellt, agilt arbetssätt. Mötena är inte ens obligatoriska, men de allra flesta deltar ändå. Kanske för att de känner sig ensamma, men också för att de ser att de är värdefulla, produktiva och kul. Vi skrattar mycket på dessa möten, trots hårt arbete och de utmanande frågor vi har att hantera.

Spännande! Jag vet ju att du har en stark tro på förändringskraften i möjliggörande strukturer och verktyg. Är det några av de strukturer och verktyg ditt team har skapat som nu används eller tillvaratas i större grad, och som stödjer bättre samarbete och resursutnyttjande?

- Ja, vissa verktyg som vi har fått på plats - i stark motvind – används plötsligt av alla, när de inte har något annat val. Det handlar dels om virtuella samarbetsverktyg. Men därutöver, en så till synes enkel sak som att göra anställningsintervjuer på Skype i stället för att låta folk resa jorden runt för ett par timmars intervju, har inte accepterats förrän nu. Välkomna till framtiden!

Utöver strukturer och verktyg, vad ser du hända på ett mer mellanmänskligt plan?

- Vi börjar visa oss mer som hela människor för varandra, vilket är sårbart i en organisation som vår, där karriärvägar och politik bidrar till att vi vill framstå som starka, att vi har läget under kontroll. Som en av de viktigaste institutionerna i EU måste vi förstås ha läget under kontroll. Som medborgare vill jag känna att kommissionen är stabil, beslutför och har koll.

Men idag, bara det faktum att vi möts i våra ofullkomliga hemmiljöer, gör att allas privatliv och ofullkomligheter är närvarande. Ett barn kryper upp i en kollegas knä, en stökig bokhylla i någons bakgrund, en tonåring smäller i en dörr... Dessutom är vi alla sårbara, vi står mitt i en osäkerhet som vi delar. Även om vi inte pratar om det så vet vi det. Det är också spännande att se hur vi vågar experimentera lite mer, fatta beslut utan livrem och hängslen.

Kanske tränar vi upp några nya muskelgrupper. Vi lär oss att ha rimlig kontroll och vara sårbara, samtidigt. Det är inte lätt. Som Gestaltutbildad organisationskonsult försöker jag lära organisationen att ersätta ANTINGEN/ELLER med OCH. Vi måste leverera den politiska agendan OCH samarbeta – på samma gång.

Hur kan positiva förändringar bli bestående

Det låter som att det har skett en hel del positiva förändringar på väldigt kort tid. Vad tror du behövs för att dessa beteendeförändringar ska bestå över tid?

- Som förändringsagent så är min upplevelse att vår organisation är trögrörlig, hierarkisk och rätt så fast i sin kultur. Det är en organisation som fogar sig efter sin roll i samhället, att bidra med stabilitet, resurser och koordinering i denna ständigt föränderliga värld. En stabil punkt att lita till. Om vi i EU kommissionen skulle ändra uppfattning hela tiden, eller komma och gå som start-ups kan göra, så skulle det inte finnas någon att luta sig mot. Att släppa taget, eller ge upp är inte en möjlighet för en institution som vår, så vi är mycket mer försiktiga och reflekterande kring våra nästa steg. Men ibland är vår stabila kultur ett hinder. Många kollegor önskar att vi vore mer flexibla, mer förändringsbenägna, mer agila.

Jag undrar om den här perioden bara kommer att bli en parentes. Kommer vi att återgå till våra invanda sätt att arbeta och vara tillsammans när krisen är över? Eller kommer vi att bevara de nya samarbetsmönster som vi lär oss nu? Min intention är att göra denna period till början på ett helt nytt kapitel.

Det gläder mig att din intention är att bidra till att det här blir början på något nytt. Jag tror verkligen att det är möjligt, även i de mest solida och stabila organisationskulturer. Och som du ofta säger om EU, konservatismen har sin plats. Kanske är det just förändringsmotståndet som bidrar till att vi håller ihop som en europeisk union, vilket jag tror många av oss uppskattar – inte minst i dessa dagar. Men det är ett ämne för ett annat samtal ... Så, vad tror du det är som ska till för att skapa ett lärande på riktigt, för att skapa nya stigar i våra kollektiva team-hjärnor?

- Något jag tror verkligen kommer att hjälpa oss att skapa en hållbar kulturförändring är något som på ytan kan tyckas enkelt – införandet av Microsoft Teams, Wiki plattformar, Webex konferenssamtal, Twitter, Yammer, som alla är delar av nya mer horisontella processer. I ett nyhetsflöde på en team-plattform är all kommunikation och tillgång till information horisontell, allt är tillgängligt för alla i teamet. Möjligheten att utöva makt genom att inkludera eller exkludera någon i ett grupp-email finns inte längre. Alla ser chat-flödet. I en väldigt hierarkisk organisation som vår så är det revolutionärt. Såklart kan man tweaka det, men standardinställningen är inkluderande, horisontell och kollaborativ.

Bra ledare kommer och går, mjukvara, processer och verktyg består. Jag har sett det hända många gånger. Vi hjälper en entusiastisk ledare att implementera en samarbetskultur, delegera beslutsfattande, distribuera makt i teamet. Sen, när hen ersätts av någon annan, någon som föredrar en traditionell hierarkisk ledarstil, så återgår allt till som det var innan, detaljstyrning och ingen beslutsmakt i teamet. Till syvende och sist är det inte mycket som blir kvar av samarbetskulturen. Mjukvaror kan inte ersätta passionerade samarbetsinriktade människor, men det kan helt klart underlätta för att samarbetsbeteenden ska leva över tid.

Fånga möjligheter

Jag håller med. Vi behöver alltid se förändring i sitt sammanhang och undvika att fastna i jämförelser och bedömningar. Det kan vara riktigt kraftfullt med verktyg och processer som knuffar oss in i nya samarbetsmönster. Men jag tror att också vi behöver sätta en fot i dörren, stanna upp och reflektera tillsammans, sätta ord på de nya sätt att mötas och samarbeta som växer fram just nu. Gödsla och vårda det som är bra och kompostera det som är mindre bra. Hur går dina tankar Oliver?

- Det är så mycket som redan håller på att hända. Vårt team har klivit fram som förändringsagenter, vi måste fånga den här möjligheten! Mina kollegor bestämde sig för att använda införandet av samarbetsverktyget MS365 för att utveckla organisationen. Vi installerar inte bara mjukvaran, vi tränar människor i att samarbeta på nya sätt. Och vi organiserar workshops för att dra lärdomar av virtuellt samarbete, utvärderar vad som kan bli nya, mer officiella sätt att jobba.

Jag har också valt att stötta nyckel-projektledare, internkonsulter och andra mer eller mindre officiella förändringsagenter. Det här är en unik möjlighet, både för dem och för organisationen. Genom att stödja supportrarna får vi ringar på vattnet.

Ett sista exempel på ett lär-initiativ vi har tagit. Jag och en kollega höll i en retrospektiv för vårt team i fredags, för att utvärdera veckan på teamnivå. Det gick riktigt bra! Om det visar sig vara värdefullt så kommer det att bli en löpande aktivitet.

Personligen har jag upptäckt att jag börjat lägga mer märke till mina egna rigida tankemönster, sånt jag behöver släppa taget om, liksom av-lära. Sånt som står i vägen för nya, mer produktiva sätt att upptäcka, lära och samarbeta. Vad gör du, personligen, för att fånga möjligheter för egen del?

Jag använder den här konstiga tiden för att se vad som är möjligt nu, som inte skulle varit det utan pandemin. Jag bad en kollega att teama med mig för att förbättra våra arbetsvanor. Vi har satt upp en gemensam samarbetsyta – det är så mycket snabbare och lättare. På morgonen delar vi våra dagliga mål, och nästa morgon följer vi upp och ger varandra feedback. Vi utvärderar veckan tillsammans, experimenterar med ”Do-it-Days” och andra tekniker. Jag har märkt att min output nästan är tre gånger större, med mindre ansträngning och mindre stress. Jag lär mig mycket om mig själv, och jag har jättekul!

Det här är en unik möjlighet för organisations- och kulturförändringar, för att promota samarbete, för att införa självorganiserande praktiker. Plötsligt är det enkelt att implementera sånt som tidigare gått långsamt, eller har mött enormt motstånd. Och som jag och en kollega sa häromdagen, ”det här sättet att arbeta mitt i en kris känns som det nya normala”.

Mitt i all denna osäkerhet så är en sak säker, världen förändras och vi förändras med den. Många team verkar få tillgång till sin kraft. Det är glädjande. Jag vill bidra till att att den här perioden hjälper oss att finna mer produktiva, hälsosamma, meningsfulla och roliga sätt att arbeta tillsammans.

I den här treminutsvideon delger Ricardo Semler, en av pionjärerna inom självorganisering och självstyre, sina tankar kring vad vi kan lära om arbete av den här tiden.

Teamkraft för en ny tid

Min nya bok kom precis från tryckpressarna, Teamkraft för en ny tid – träningsprogram för team som vill stärka sina samarbetsmuskler. Både titel och innehåll känns ännu mer aktuellt idag. När denna första fas av febril aktivitet för att hitta nya arbetsformer har lagt sig något, så hoppas jag att ni ger er tid att stanna upp och fokusera på ert ”tillsammansvarande”, på vad som är viktigt på riktigt, och att träningspassen i boken är till god hjälp.

För många kan det precis nu vara aktuellt att stärka muskelgrupp 1, ESSENS. Varför finns ni som team just nu? Det finns många team därute vars essens har förändrats, för vissa på kort sikt, för andra mer långsiktigt. Vad är viktigt på riktigt för er just nu? Hur vill och kan ni bidra i den verklighet vi just nu lever i? Vilken är er kärna, er essens, just precis nu? När ni har en gemensam bild av varför ni finns är arbetet mer meningsfullt, det är lättare att prioritera och fatta beslut.

I boken Teamkraft för en ny tid beskriver jag elva muskelgrupper som team kan behöva stärka. Allt från ESSENS - varför vi finns, RIKTNING - hur vi säkrar att vi är på rätt väg, till UPPRIKTIGHET – hur vi bygger psykologisk trygghet, och RÄTTESNÖREN – hur vi blir överens om sånt vi behöver vara överens om. Och sju muskelgrupper till. Det finns praktiska träningsprogram och en kortlek med frågor kopplade till varje muskelgrupp. Bok och frågekort kan beställas här.

Om du och ditt team vill ha en introduktion till boken, live eller virtuellt, och hur ni kan använda den för att stärka era samarbetsmuskler, hör av dig.
greta@raskutveckling.se
+46 707796033

Om du vill fördjupa ert arbete mot självorganisering och självstyre, lära och utvecklas tillsammans med andra, så finns det en utbildning för dig. Läs mer om Gestaltakademins nya utbildning Självorganiserande Ledarskap - Navigera i ovisshet med nyfikenhet, medvetenhet och mod.

Jag hoppas våra vägar korsas under 2020.

Varma hälsningar,

Greta

    Varor som nämns i nyheten

  • 89 kr
  • 1 380 kr
  • 259 kr
  • 359 kr