”Ha ett tydligt och uttalat syfte med mötet. Om du inte själv vet varför du bjuder in till ett möte så ska du nog inte ha något möte?”
– Eva Hemström

Eva Hemström, Vis kommunikation, som sedan 1999 hjälpt mer än 12 000 personer att kommunicera mer och bättre. Hon är aktuell med boken Möten med mening – Verktygslåda för mötesledare och snart en fördjupande e-kurs.

Varför? För att du under 2021 satt i snitt 39 dagar i möten. Det är 315 timmar. Det är en arbetsvecka. Hur ofta kände du att mötena hade mening?

Du ska vare sig kalla till meningslösa möten eller vara mötesdeltagare i ett enda meningslöst möte framöver! Som vanligt är det enklast att börja med dig själv. När du är mötesledare – vad kan du göra annorlunda? Vi börjar med organisationens utmaningar.

Organisationer håller i meningslösa möten

Gissa vilken den vanligaste utmaningen organisationer har med de egna mötena?

Att många går på dem utan att veta varför de är där. Lägg sedan till att möten varken startar eller slutar i tid. Hur mycket av din tid har slösats bort på grund av detta? Att ingen följer planeringen efter mötet vilket påverkar andra människor i organisationen …

Människor slarvar med förberedelser inför möten

Organisationer består som bekant utav människor, så utmaningarna kan bara lösas av att du och kollegorna börjar göra annorlunda. Och mötesledare är människor! Vilka utmaningar har människor när det kommer till möten? Att de inte kommer förberedda. Vem är du? Den som kommer förberedd eller den som skjuter från höften? Var ärlig nu!

Det oförberedda får så klart konsekvenser – både för människorna och organisationen. Igen, organisationer skapas av människor som arbetar mot samma mål. Medarbetarna kommer att missa viktiga punkter och ni kommer att missa de underlag och svar ni behöver få genom mötet. Ska du ge dina mötesdeltagare en rimlig chans att bidra behöver du förbereda mötet så att de kan förbereda sig!

Din förberedelse skapar möten med mening

Du som vill bli mötesledare känd för dina meningsfulla möten behöver lägga lika mycket tid på förberedelsen som på att leda mötet.

Eva säger: Churchill sa ”Det tar tre veckor att förbereda ett spontant tal”. Det kanske inte tar tre veckor för en mötesledare att förbereda sitt möte, men det tar absolut minst lika lång tid att förbereda ett bra möte som att genomföra mötet

Avsätt förberedelsetid i kalendern så fort du har satt en tid till mötet. Då finns förberedelsetiden där, lika tydlig som mötestiden. Samla ditt material fortlöpande och lägg förberedelsetiden så tidigt så att du hinner få hjälp om det är någon input du behöver från någon annan.

Om du är mötesledare måste du dessutom utgå från deltagarnas förutsättningar. Ställ dig följande frågor under tiden du förbereder mötet.

• Var är de mentalt när ni startar mötet?
• Vad vill du att de ska ta med sig när de lämnar mötet?
• Hur ska du agera, vad ska du säga och vad behöver du från dem för att ni ska uppnå det?

Om Eva Hemström: Jag heter Eva Hemström och jobbar på Vis kommunikation. Jag startade företaget 1999 och sedan dess har jag utvecklat mer än 12 000 personer i att kommunicera mera och bättre. I grunden är jag säljare med ett stort driv att underlätta för andra att utvecklas och nå sina mål.

Min pappa var politiker och själv blev jag politiskt engagerad som 14-åring. Jag höll min första utbildning i mötesteknik som 15-åring men kunde aldrig drömma om att det skulle bli ett av mina affärsområden! Jag drivs av att nå resultat och det är få saker som gör mig så rastlös och irriterad som ineffektiva möten. Långtråkiga, otydliga, oengagerade möten är lika jobbigt oavsett om det är i föreningen, föräldramötet eller på jobbet. Jämför energin efter ett inspirerande möte med energin efter ett meningslöst möte!

Om boken: I chefens uppdrag ingår oftast att vara mötesledare. Det är i mötet vi utbyter information, spånar idéer, stärker teamkänslan, utmanar varandra och utvecklas tillsammans. Eller är det bara en beskrivning av en dröm?

Jag tänker på alla chefer jag mött som varit besvikna på mötesdeltagarna för att de är så passiva. Jag tänker på alla mötesdeltagare som jag pratat med som gått på möten som de inte förstått syftet med, varken före eller efter mötet. Och alla dessa möten som drar ut över tiden utan att hinna med alla punkterna på agendan …

Med den här boken vill jag ge dig verktyg som hjälper er skapa möten med mening, där både du och deltagarna lämnar mötet och känner er nöjda. Som ett ytterligare stöd finns snart en e-kurs med samma namn.