14/3

Komlitt

Medarbetarsamtal – tips till chefen

Hej chefen. Målet med medarbetarsamtalet måste vara att medarbetaren vet exakt vad hen gör bra, vad hen behöver utveckla och hur det ska gå till. Men hur gör du som chef för att föra medarbetarsamtalet dit? Vi har samlat en del tips i det här blogginlägget!

Hur känns det?

Precis som medarbetaren är nervös inför samtalet kan du som chef vara det. Särskilt om det är första gången. Du är ju också människa och det här med att ge och få feedback startar fight or flight-responsen hos alla. Oavsett yrkesnivå. Faktiskt.

Så oavsett om du är gammal i gamet eller helt ny på bollen är det bra att tänka till innan det är dags. Vad brukar fungera? Vad brukar inte fungera? Vilka delar känner du dig orolig inför? Där har du hittat ett gap i din kompetens du definitivt ska täppa till med kunskap. Samtidigt får du kontroll på det mesta av din nervositet.

Chefen, se till att du är konkret och avgränsande

Orkar du lyssna på en svada av ord som varken leder framåt eller bakåt? Tänkte väl det. Samma sak gäller säkert dina medarbetare. Du behöver se till att du både är konkret och avgränsad under medarbetarsamtalet. Alltså, du måste vara tydlig – både i det som är bra och det som är mindre bra. Annars blir det svårt för er att hitta rätt steg att ta.

Att vara konkret är särskilt viktigt när ni pratar om mål medarbetaren som ska uppnå för utveckling eller löneökning (när individuell lön sätts). Se också till att ni tillsammans sätter tidsramar och ansvariga för olika insatser. Då är du också avgränsande. Samtidigt har ni något att gå tillbaka till nästa gång det är dags för medarbetarsamtal.

Psst! Ett bra sätt att vara avgränsande är att sätta upp en tydlig maxlängd på samtalet. Vi orkar i snitt fokusera i 45 minuter.

Dokumentation en del av tydligheten

Dokumentera samtalet, det är en del av att vara tydlig. Skriv sammanfattningen tillsammans så att ni har samsyn. Lättare för dig att följa upp och lättare för medarbetaren att vara trygg i. Det lirar dessutom finfint ihop med tillitsbaserad ledning, eller hur? Skriv på, tillsammans!
Psst! Om rutinen inte finns i din verksamhet, snacka med HR. De borde vara intresserade av idén.

Kom ihåg att lyfta det som är bra

Det är lätt att fokusera på det som är negativt, både för dig och medarbetaren. Men det är långt ifrån konstruktivt eftersom vi minns det negativa mycket starkare än det som är positivt. Överlevnadsinstinkten och allt det där. Så gör medarbetaren och dig själv en tjänst – tryck hårt på det som fungerar. Det är lättast att utveckla och göra mer av!

Medarbetarsamtalet har en inbyggd hierarki

Som tidigare nämnt väcker ofta medarbetarsamtalet (eller ja, feedbacken) fight or flight-responsen hos medarbetaren. Det ger en labil grund för ett bra samtal mellan er. Dessutom är du ju chefen. Du sitter inne på så mycket makt genom din titel att samtalet kan bli märkligt obalanserat. Hierarkin är stark.

Eftersom du har mycket makt är det upp till dig att jämna ut den så mycket det går. Ta det här rådet från Hans-Inge Persson och Helena Ströms Tillitsfulla samtal.

"Den som är i underläge är ofta medveten om att hen befinner sig just i underläge. Samtidigt befinner sig den som har makten i en vardagssituation, och tänker därmed förmodligen inte på att den har ett överläge. Det är så det är och det är inget konstigt att det är så. Men du behöver känna till att du har ett kommunikations- och statusmässigt överläge i förhållande till personen […]
Du bör också sträva efter att minska obalansen i stället för att förstärka den. Anledningarna att göra detta är flera.

Anledningar till att minska maktobalansen:

Sannolikheten för att en person ska öppna sig och berätta hur det verkligen är ökar om osäkerheten minskar.
Du kommer att få information om vad personen själv anser att hen behöver eller absolut inte vill. Den informationen kan du använda.
Du kommer att möta mindre rädslor och motstånd om du låter bli att använda din maktställning i mötet."

(Ur Tillitsfulla samtal av Hans-Inge Persson och Helena Ström)

Om konflikt uppstår under samtalet

Är du nervös inför eventuella konflikter som kan uppstå under medarbetarsamtalet? Antagligen är risken låg, men om ni hamnar i konflikt kan du ta med dig Kristina Bernhardssons tankar om jag-budskapet.

"En viktig faktor i ett jag-budskap är, förutom att fokusera på behoven, att verkligen lyssna på vad den andre har att säga. I många sammanhang börjar vi förbereda vad vi själva ska säga under tiden vi låtsas lyssna på motparten. Det skapar oftast ingen framkomlig väg. Om vi i stället lyssnar på den andres version och ställer relevanta följdfrågor, vinner vi dubbla poäng. Dels inkluderar vi den andre, dels för vi en mera innehållsrik uppfattning om den andres upplevelse av situationen. Om vi dessutom med jämna mellanrum redogör för hur vi uppfattar den andres berättelse, har vi även möjlighet att bli korrigerade om vi skulle ha missuppfattat något."

(Ur Konflikt eller samförstånd av Birgitta Bernhardsson)

Det viktigaste är att du undviker att gå till attack. Tänk på att du är chef och redan sitter med ett maktövertag. Försök verkligen att lyssna mer än du svarar.

Räcker det med medarbetarsamtal en gång om året?

Inom offentlig sektor har man flest medarbetarsamtal. Nästan en gång om året. Men räcker det? Knappast.

Den snabba förändringstakten är här för att stanna och den påverkar i allra högsta grad offentlig sektor som måste öka tempot för att serva medborgarna på ett bra vis. Inom den privata sektorn har man insett att det årliga medarbetarsamtalet ska läggas ner. Det ska ersättas med kontinuerlig återkoppling.

På så sätt kan du som chef och dina medarbetare identifiera områden där de behöver stärkas med kompetensutveckling eller få extra stöd av verksamheten. Chansen att lyckas uppfylla uppdraget ökar dramatiskt. Hur kan du börja arbeta mot återkoppling oftare?

Våga reflektera över hur du är som chef i ett medarbetarsamtal

Reflektionen är ditt starkaste vapen i kombination med kunskap när det kommer till din egen förmåga att leda medarbetarsamtal. Våga ställ dig svåra frågor om hur du faktiskt navigerar medarbetarsamtalet. Skaver svaret du ger dig själv? Fortsätt att gräva där.

Är du riktigt modig ber du dina medarbetare om feedback. Kanske finns rutinen för det redan? Hör med HR. De vet hur ni kan göra det på ett sätt som låter alla bibehålla anonymiteten.