Du vill leda möten med mening. Möten som mötesdeltagarna ser fram emot och som de lämnar med en drivkraft framåt. Enligt Eva Hemströms kartläggningar satt tjänstepersoner i möten i totalt 39 dagar under 2021. Det är en arbetsvecka. Det är 315 timmar per år. Men är det möten med mening? Tveksamt. 50 % av alla möten vi satt i under 2021 upplevde vi som meningslösa (gr8ermeetings.se).

Eva, Vis kommunikation, har utbildat närmare 12 000 människor i att kommunicera mer och bättre. Särskilt på möten. Hennes bästa råd kommer här:

• Avsätt förberedelsetid till mötet – och använd den!
• Ha samma inställning till ditt möte som när du har goda vänner på middag!
• Ha ett tydligt och uttalat syfte med mötet. Om du inte själv vet varför du bjuder in till ett möte så ska du nog inte ha något möte?

Hej Eva Hemström! Du är aktuell med både en bok en e-kurs för mötesledare. Kombinationen är helt rätt i tiden. Vad gjorde att du vågade satsa på den?

– Jag har varit ute och föreläst mycket om mötesteknik och jag tror mycket på kombinationen av att se, höra och göra. Jag har förstått att det är svårt för organisationer att ta sig tid till utbildning, att åka i väg och ”gå på kurs” som vi har gjort tidigare. Därför är e-kurs ett sätt att spara tid för deltagarna, att ”gå på kurs” utan att åka i väg och avsätta minst en hel dag. Ett effektivare sätt att använda tiden helt enkelt. Dessutom är denna e-kursen tänkt att genomföras över tid så att du inte gör alla avsnitten på en gång. Det ökar också flexibiliteten för deltagaren. Du planerar din tid själv.

Hur får jag ut mest av e-kursen? E-kurser är fortfarande rätt nytt, särskilt för offentlig sektor. Några goda råd på vägen?

¬ Planera in tid för din e-kurs. Den bästa träningen är den träning som blir av brukar jag säga. Om du planerar in tid till varje avsnitt, gärna med tid emellan så att du hinner reflektera och eventuellt göra övningarna på de olika verktygen/tipsen, så kommer du att investera i kunskaper som hjälper dig att skapa meningsfulla och effektiva möten i framtiden.

Vilka är verksamheternas vanligaste utmaningar med möten enligt din erfarenhet?

– De svar jag får från de organisationer jag jobbar med är att många går på möten utan att veta varför de är där. En annan utmaning är att mötena inte startar eller slutar i tid. Det gör att man dels lägger tid på att vänta in alla, dels inte kan följa sin planering efter mötet vilket i sin tur påverkar andra människor som sitter och väntar på dig.

… Och verksamheter skapas av människorna i dem. Hur ser deras utmaningar ut?

– En utmaning som ofta uppstår är att alla inte kommer förberedda till mötet, varken mötesledaren eller deltagarna.

– Om deltagarna inte är förberedda finns risken att vi missar någon viktig punkt, att vi får vänta till nästa möte innan vi får de svar eller underlag som vi behöver och att vi tappar energi för att vi inte kommer vidare i processen. Churchill sa ”Det tar tre veckor att förbereda ett spontant tal”. Det kanske inte tar tre veckor för en mötesledare att förbereda sitt möte, men det tar absolut minst lika lång tid att förbereda ett bra möte som att genomföra mötet.

Har du några särskilda råd till dem som vill börja kalla till möten med mening? Förutom att läsa boken och gå e-kursen!

– Avsätt förberedelsetid i kalendern så fort du har satt en tid till mötet. Då finns förberedelsetiden där, lika tydlig som mötestiden. Samla ditt material fortlöpande och lägg förberedelsetiden så tidigt så att du hinner få hjälp om det är någon input du behöver från någon annan.