I arbetslivet är det vanligt att du hör talas om svåra samtal. Du har säkert varit tvungen att ta initiativ till ett och annat svårt samtal också ... De är unika för varje verksamhet och ställer väldigt olika krav på samtalsledaren. Inom socialtjänsten kan det svåra samtalet ske mellan handläggare och klient, inom vården mellan läkare och patient. I en annan verksamhet är det svåra samtalet något som sker mellan chefen och medarbetaren under utvecklingssamtalet. Det som är gemensamt för dessa samtal är att de kanske väcker en viss olust i dig eftersom du vet om att samtalet kommer att väcka starka känslor, både hos dig och din samtalspartner.

Är du chef? Då har du ett ansvar att rusta dina anställda för sina arbetsuppgifter. Det innebär även att de ska ha verktyg nog att klara av och kunna genomföra det svåra samtalet. Men vilka samtal är svåra och hur kan du lära dig att tackla dem? Ett viktigt knep är att fråga dina mer erfarna kollegor om råd. Hur gör de? Som chef kan du definitivt hjälpa dina anställda att komma i kontakt med mer erfarna kollegor och mentorer. Kom ihåg att även du kan dra nytta av andras kompetens och erfarenhet!

Korrigerande samtal med anställda

En uppgift du som ledare har är att säkerställa en fungerande arbetsgrupp och säkerställa verksamhetens resultat, oavsett om det är inom privat eller offentlig sektor. Ibland innebär det dessvärre att du även måste hantera medarbetare som kanske tappat fingertoppskänslan för vilka beteenden som passar på arbetsplatsen mellan både kollegor och verksamhetens kunder. Det kan helt enkelt handla om allt från upprepade förseningar till att den anställda skäller ut en kund. Vanligtvis diskuterar ni detta under medarbetarsamtalet eller lönesamtalet men ibland behöver du hålla i ett korrigerande samtal med den anställda mellan dessa. Katarina Weiner Thordarson skriver i sin bok Svåra samtal att det är viktigt att du som chef ser till att du har både rätt och mycket information om beteendet dokumenterat. Helst ska du ha sett beteendet med egna ögon. Det räcker inte med andrahandsinformation eller lösa rykten.

Både för dig som chef och den anställde kan de här samtalen upplevas som riktigt svåra. Det kan kännas obekvämt för dig att vara tvungen att peka ut någons beteende som problematiskt. Den anställda kan lätt känna sig påhoppad och anklagad. Men som Anne-Christine Smith nämner i Giraffspråket: beteenden går att ändra. Se till att du håller dig till att prata om den anställdas beteende i ditt samtal. Det handlar aldrig om individens person, utan om beteenden som går att förändra! Glöm inte bort att höra efter hur den anställda ser på saken. Behöver hen hjälp att komma till rätta med det? Handlar det kanske om något helt annat?

Tänk på detta i dina svåra samtal

Oavsett vilka former av svåra samtal du har i din verksamhet finns det några saker du kan tänka på. Dessa kan hjälpa dig och din samtalspartner att hålla samtalet konstruktivt.

• Även om din samtalspartner går till attack på din person är det viktigt att du håller dig saklig. Avbryt samtalet om det blir för mycket.
• Att bli arg handlar ofta om andra känslor, som rädsla eller nervositet. Försök att se bakom ilskan.
• Prata med dina kollegor. Hur hade de gjort?
• Reflektera efter varje samtal. Varför gick det som det gjorde? Kan du lära dig något av det som hände?
  
  

Känner du att din samtalskompetens inte är tillräcklig? Be om utbildning! Du har rätt till att få den kompetens du behöver för att genomföra dina arbetsuppgifter på rätt sätt. Ingår svåra samtal med anställda, kunder eller klienter ska du få verktyg nog att göra det? Ett sätt kan vara att läsa Svåra samtal, Giraffspråket och spela igenom Samtalsledarspelet med dina kollegor.