En solig torsdag i oktober 2021, strax efter att de allra flesta restriktioner hävts stormar Lena Bodrikow och Annica Eriksson in på Komlitts redaktion. Stormar in i den allra mest positiva bemärkelsen vill jag påpeka. Det märks att de är kompetenta. Med driv. Med fokus på avvikelsehanteringen inom vård och omsorg och varför den är så viktig för både brukare och personal.

De är här för att spela in ett gäng filmer till deras e-kurs, Avvikelsehantering. Den kompletterar Avvikelsespelet de tog fram tillsammans som kollegor i Norrköpings kommun 2018. Tillsammans har de över 50 års erfarenhet av att leda verksamheter inom vård och omsorg. De senaste fyra åren fokuserar de helt på kvalitetsutvecklingen.

Men vi blir hungriga av att filma. Inte så konstigt. Under lunchen ställer någon, kanske Peter eller jag, en fråga till Annica: Vad är den främsta anledningen till att verksamheten brister i sin avvikelsehantering?

Hon svarar snabbt och vant, precis som om att frågan är vanlig. ”För låg kompetens hos medarbetare och enhetschefer. Det påverkar avvikelsehanteringen negativt.” Det låter så självklart och enkelt när Annica säger det. Lena nickar medhållande.

”Utan kunskap upprättar man inga avvikelser eftersom man antagligen inte förstår varför man ska upprätta dem” fortsätter Lena. Jag lyssnar fokuserat. Det här är viktigt att förstå, även för mig som marknadskommunikatör på Komlitt. Dessutom är det intressant!

”Ja, och då står man där med en verksamhet där samma brister återupprepas. Det påverkar kvaliteten på insatserna för brukarna” fortsätter Annica. Hon tittar ut över folkhavet där vi sitter bland programmerare och tulltjänstemän. Det är en helt vanlig lunchrestaurang där offentlig och privat sektor möts.

Parallellerna blir tydliga, mot min bakgrund, till organisationsteori om förändringar, rutiner och kultur. Mina egna tankar irrar runt i snabba reflektioner. Alla måste få möjlighet att skapa sitt varför, förstå varför avvikelsehanteringen är viktig för hen och hens uppdrag. Hur ska hen annars vilja och våga rapportera en avvikelse? Det måste vara lätt att tro att en rapporterad avvikelse resulterar i både smäll på fingrarna och att få sparken. Men det är ju inte därför verksamheter ska hantera avvikelser. Det är ju för att kunna utveckla verksamheten till det bättre genom att ge alla förutsättningar att utföra uppdraget på bästa sätt.

Kompetenserna som saknas

”Men vilka kompetenser är det som saknas?” undrar jag i ett försök att förstå ännu mer om varför avvikelsehanteringen brister. Hur det hänger ihop, liksom. Annica och Lena tittar på varandra. ”Först och främst känner man inte till kravet på systematisk kvalitetsuppföljning. Ibland fattas också grundkunskap om vad en avvikelse är och de olika typerna av avvikelser.” Lena fyller i: ”Om man inte är bekant med systematisk kvalitetsuppföljning och vad det innebär för brukaren, då blir det svårt att förstå varför avvikelser ska upprättas. Det handlar om att öka kvaliteten på insatserna kring människorna man finns till för.”

Vi har hämtat kaffe så starkt att skedarna nästan står i det. Nu är det dags att filma färdigt.

Hur höjer du kompetensnivån?

Några dagar senare går jag fortfarande runt och funderar över det här med att höja kompetensen hos både enhetschefer och medarbetare för en bättre avvikelsehantering. Vad Annica och Lena berättade är inte raketforskning men vände upp och ner på min värld. Så vad gör jag? Mejlar i väg några uppföljande frågor!

Svaren kommer snabbt. Men så är det när en arbetar med proffs.

Enligt er erfarenhet, hur ska man göra för att höja kompetensnivån?

Enkelt! Utbilda sin personal. Fånga personalens uppmärksamhet på att avvikelsehantering är intressant och lärorikt genom att inspirera och framföra kunskapen på ett lättsamt och roligt sätt. Gärna med exempel från verkligheten och intressanta övningar. Hitta ett tydligt system på hur man får ihop hela processen rapportera – bearbeta – åtgärda men framför allt att återkoppla och göra personal delaktiga i alla delar. Sprid och lär ut i hela organisationen!

Vilka argument går medarbetarna i gång på?

Att man bidrar till en bättra vård och omsorg för brukarna. Att man känner sig delaktig, känner att man bidrar med den erfarenhet och kunskap som man har i sina olika yrkesroller. Exempel från vardagen och andra verksamheter så att man förstår att detta förekommer överallt och att det är viktigt att upprätta avvikelser för att kunna utveckla sin verksamhet och arbetsgrupp.

Förhoppningsvis har du som läst ända hit fått några frågetecken uträtade, precis som jag fick av att prata med Annica och Lena. Om du vill göra något för att höja kompetensnivån hos dig själv eller dina medarbetare kan du börja med Avvikelsespelet. Annars, vänta in e-kursen!

– Emma Holmström, marknadsansvarig
Komlitt