Vi frågande Knut Fahlén om de 5 vanligaste frågorna han får när han pratar om situationsanpassad ekonomi- och verksamhetsstyrning. Här är hans svar och du som styr och leder i offentlig sektor kanske hittar inspiration till att börja utveckla budgetprocessen eller målstyrningen redan här?

Till frågorna och Knuts svar!

1. Vad är en budget?

Detta är en fråga jag ofta ställer när jag träffar ledningsgrupper och andra. Ja, vad är egentligen en budget? Svaret brukar dela gruppen i tre delar: budgeten är ett mål, en plan och prognos eller en resursfördelning. Om begreppet budget är så här vagt internt finns det anledning att utveckla styrningen så att begrepp och processer blir mer anpassade till verkligheten och situationen vi befinner oss i.

2. Går det att styra situationsanpassat när det står i lagen att det ska finnas en budget som upprättas varje år?

Om den vanligaste frågan jag ställer är Vad är en budget? är detta den vanligaste frågan jag får. Svaret är att lagen hänvisar till att det ska finnas ett dokument som bland annat visar hur resurser fördelas och mål är formulerade. Det står ingenting i lagen om hur processen dit ska gå till. Inte heller hur offentlig sektor ska planera, styra och följa upp sina prestationer.

Genom att utveckla och anpassa processerna för den interna styrningen påverkas såväl tillit som effektivitet. Externa legala krav behöver inte tryckas ned i organisationen som istället bör anpassa sig till den situation de befinner sig i och utveckla styrningen därifrån.

3. Hur kommer det sig att merparten av alla organisationer på planeten styrs på nästan exakt samma sätt?

Detta är en fråga som jag ofta ställer mig själv. Det är hierarkiska organisationer, med årsvisa planer där den 31 december agerar som en fiktiv deadline och bakåtblickande avvikelseanalyser används för att styra mot en redan föråldrad plan. Varför kan inte situationen få vara avgörande? Så att saker som graden av påverkbarhet eller reaktionsförmåga får styra hur ekonomi- och verksamhetsstyrningen utformas. Då blir styrningen effektiv, engagerande och rolig istället för ett kostsamt förhandlingsspel mellan silos där misstroende och kontroll härskar.

4. Ett påstående som jag ofta hör är att man måste lita på medarbetare och låta dem agera fritt i självstyrande grupper.

Risken med detta är att likabehandling, demokrati och andra världen sätts på spel. Det går inte att enbart prata om tillit utifrån ett ledarskaps-, organisations- eller kulturellt perspektiv. Styrningen behöver synas från ett systemperspektiv om man ska nå framgång. Det krävs att även strukturer och processer utvecklas för att möta behov från såväl medarbetare som medborgare. Strukturer och processer leder ju till beteenden som i sin tur leder till en tillitsbaserad kultur – eller avsaknaden av den.

5. En fråga, eller ett krav, som många ställer rör målstyrningen. Det ska vara SMARTA mål som går att bryta ned i organisationen och frågan är hur detta görs bäst.

För det första är det inte alltid smart att använda smarta mål, eftersom möjligheten att påverka och mäta inte alltid är lätt inom offentlig tjänsteproduktion. Det är därför bättre att sortera målstyrningens begrepp och att istället arbeta med översättning av mål.

Det kan låtas som hårklyveri, men att låta medarbetare översätta mål från enheter högre upp i hierarkin är en stor skillnad från att högsta ledningen bryter ned mål till enheter lägre ned i hierarkin. Att utveckla målstyrningen är ett sätt att göra styrningen mer situationsanpassad, tillitsbaserad och effektiv.

Om Knut Fahlén

Knut Fahlén har 15 års erfarenhet som managementkonsult inom privat och offentlig sektor, över 10 år som forskare och lärare inom akademin samt författare av tre böcker om dynamisk ekonomi- och verksamhetsstyrning. Nu är han aktuell med boken Situationsanspassad ekonomi- och verksamhetsstyrning i offentlig sektor (Komlitt, 2020). Boken vänder sig till dig som är chef och ledare eller som arbetar med ekonomi- och verksamhetsstyrning i offentlig sektor.